書類作成を効率化する方法は | コラム | 栃木県塩谷郡 宝積寺駅【有限会社奥島商事】

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更新日:2023年12月02日 コラム

書類作成を効率化する方法は

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事務仕事を行う時には、書類を作成する場面も多く、効率よく作業を行わなければ時間を取られてしまいます。
そこで今回は、効率よく書類作成を行う方法をご紹介したいと思います。

▼書類作成を効率化する方法
■まず構成を考える
いきなり書類の作成に入ると、文章を削ったり、文章の順番を入れ替えたりしてしまい、時間が掛かってしまうことがあります。
まずは全体の構成を考え、項目ごとに伝えたいことをまとめると効率よく書類を作成することができます。

■パソコンの操作に慣れておく
キーボードの位置を覚え、ある程度パソコンの作業には慣れておきましょう。
「コピー」「ペースト」「保存」といったよく使用する動作は、ショートカットキーを覚えておくのがおすすめです。
また、タイピング練習を行えるサイトなどを活用し、ある程度タイピングスピードを上げておきましょう。

■テンプレートを作っておく
よく作製する書類に関してはテンプレートを作っておくと、日時や名称を記入するだけで素早く書類を作成することができます。
入力間違いが無いよう、記入箇所は「■■」「●●」など目立つ記号を入れておくのがおすすめです。

▼まとめ
書類の作成を効率化するためには、まずは全体の構成を考えてから作成に入ります。
ショートカットキーを覚え、よく使う単語の辞書登録や、テンプレートを作成しておくと作業の効率化が図れます。
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伝票整理や書類作成など運行をサポートする事務を行っていただける方は、一度募集要項をご確認ください。
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